エクセル管理はもうやめよう!│web制作会社のBacklog関連コラム

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エクセル管理はもうやめよう!プロジェクト管理ツール「Backlog(バックログ)」の導入メリット

エクセル管理はもうやめよう!プロジェクト管理ツール「Backlog(バックログ)」の導入メリット

2016/02/29
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Webサイトを運用している皆さんは、タスクや課題をどのように管理していますか?
エクセルで管理している方、いませんか?

ちょっと待って下さい。エクセルは「表計算ソフト」です。
もともとプロジェクト管理するために作られたものでは無いので、プロジェクト管理における「この機能があれば・・」という要望に応えてくれるものではありません。

"手間をかけたり、工夫すればエクセルでも出来るじゃん。"

いや、その通りなんですけど、その手間や工夫に時間をかけるのはもったいないんです!
ということで、今回はプロジェクト管理ツールの導入メリットをお話したいと思います。
ツールによって機能が異なることもあり、数多く導入されている「Backlog(バックログ)」をご紹介します!

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そもそも、Backlogとは?

Web上でプロジェクトを一元管理できる、プロジェクト管理ツールです。
操作が直感的に分かりやすいのが特徴。タスクを"課題"として登録し、進捗状況を管理できます。

エクセルでも、課題・担当者・期日などを入力して管理している方が多いと思いますが、基本的にそれと同じことができます。

ここから、エクセルでは難しいBacklogのメリットをご紹介していきます。

1. 進捗状況の管理が誰でも簡単!履歴が追える!

まず、課題の進行状況を、「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」のステータスで表示することができます。
また、一度入力した内容に変更をかけた場合、変更内容が"自動的"にコメント欄に表示されます。

20160118_4.jpg

また、課題に対し、コメント上でやり取りが可能&履歴が残ります。
例えばデザイン作成のタスクで、デザイン作成者(Aさん)と課題登録者(Bさん)との間でデザイン作成⇔確認を行う場合、

1. Aさんがデザインを作成し、Bさんへ確認を依頼 (課題の担当者:Bさんへ変更)
2. Bさんがデザインを確認し、イメージが異なったので参考イメージを添付し、再度修正を依頼 (課題の担当者:Aさんへ変更)
3. Aさんはもう少しイメージを膨らませてからデザインを作成したいと思い、参考イメージを確認の上、別の参考イメージを添付 (課題の担当者:Bさんへ変更)



といったやり取りがコメント上で可能になります。
ポイントは、履歴が残ること。
エクセルだったら、メールでやり取りをしていた内容を、"プロジェクトメンバー全員が閲覧できる"状況となるので、
仮に、デザイン作成担当者が変更になったとしても、その共有はとっても簡単なのです。

2. 課題やコメントの更新・追加を、簡単にお知らせできる!

エクセルで、課題を追加したことをお知らせするためには、エクセル更新後にメールソフト立ち上げて、宛先・本文入力して、送信する、と手間がかかっていたかと思います。
Backlogの場合は、課題やコメントを追加したり、内容を更新すると、担当者に自動でお知らせをしてくれます。
課題自体の担当者は1人しか選べませんが、お知らせ機能によって、複数人にお知らせすることができます。
▼自分がお知らせされると、画面の右上に表示されます(数字は確認していないお知らせの数)

20160118_5.png

Backlogの画面を立ち上げたら、ここを見るようにしておけば、自分が新しく担当になった課題や、見ておいたほうが良い課題を確認できます。
また、メールでお知らせを受信することもできます。
自分が担当者の課題が追加された場合、自分が担当者の課題が更新された場合、自分が課題を登録した場合、など受け取る課題を制限することもできますし、
全くメールを受け取らないことも可能です。

※エクセル更新のタイミングでのメール送信、エクセルでもやろうと思えば出来なくも無いのですが、とっても手間がかかります。(気になる方は調べてみてください!)

3. インターネットさえあればいつでもアクセスできる

これは、忙しい方には嬉しい便利なポイントです。
ちなみに、スマホサイトもありますよ。
また、課題やコメントの更新・追加をメールにて受信することができる、と先にご説明しましたが、メールに返信するとそのままコメント記載もできます。
これは、外出時は非常に便利です。

4. 「課題が消えてしまう」、「作業が競合する」、「更新できない状態になる」ことがない

エクセルあるあるの「何故か、あの行が消えてしまった」「同じ行を誰かが更新しています」「ファイルがロックされてしまった」なんてことにはなりません。
私は、これをエクセル運用している人のストレスの原因だと思っています。

あとがき

最近、私の関わっているお客様も、ついにエクセルでの管理からBacklogへと変わりました。
エクセルは、その馴染みの良さから使い続けられることが多く、なかなかツール導入まで至らないのです。
皆さん、楽しいWebサイト運用のために是非導入を考えてみてください。


※ちなみに、弊社はBacklogの運営会社さんとパートナーではありません!一利用者としてご紹介させていただきました。

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